Seguridad en instituciones públicas, algo más que "tan solo papeles"
Publicado en la revista Xtreme Secure, edición de Septiembre - Octubre de 2010

Los elementos de valor que constituyen los objetivos de interés para los propósitos de protección inherentes a las funciones de seguridad, están determinados por la naturaleza de la actividad en que se involucran. En este sentido se tiene que la actividad predominante en la gran mayoría de las instituciones públicas suelen ser alguna forma de procesos de gestión y trámite relacionados con la prestación de servicios públicos a la población, de tal suerte que los objetivos de protección dentro de estas serán su personal, los usuarios de sus servicios y sus bienes, destacando dentro de estos, a los elementos vinculados a los procesos de gestión, que por lo regular se materializan como documentos con atributos de valor que los hacen únicos y posiblemente irremplazables.

Las instituciones públicas están obligadas a implementar una cierta plataforma de medidas y previsiones de norma en materia de Seguridad Física (vigilancia de instalaciones, controles de acceso, etc.) y de Protección Civil (evacuación, rescate, primeros auxilios, prevención y combate de incendios, etc.), a fin de proteger tanto a las personas dentro de las instalaciones como al patrimonio institucional, con implicaciones de responsabilidad administrativa, e incluso de orden penal ante cualquier incumplimiento, en especial si se llegan a causar daños, pérdidas y/o quebrantos patrimoniales, dada su naturaleza de propiedad pública. Incluso, actualmente esta normatividad se ha ampliado hasta contemplar aspectos de continuidad de operaciones.

La protección de personas y bienes comunes (mobiliario, equipos de oficina, etc.) se logra por medio de medidas y previsiones de seguridad convencionales, por ejemplo los procedimientos de protección civil y los sistemas de extinción de incendios; pero la protección de elementos de interés particular, como los documentos con atributos de valor tales como firmas, sellos o huellas, requiere de algunas consideraciones especiales por la fragilidad del material en que se contienen. La relevancia de estas consideraciones especiales se deriva de que en los países que se rigen bajo marcos jurídicos basados en el sistema latino, los documentos escritos son los únicos elementos de valor para propósitos de certidumbre y respaldo de decisiones en los procesos de gestión.

El perfil de riesgos para documentación de valor considera básicamente tres escenarios de impacto, que van desde la destrucción (el objeto es destruido físicamente), pasando por la inutilización (el documento conserva su integridad física pero pierde sus atributos de valor) y hasta la sustracción (el documento es sustraído físicamente de la institución). Para lo cual la susceptibilidad de daño está determinada por dos factores que son la debilidad de los contenedores en que se almacenan, y la vulnerabilidad de la ubicación donde se almacenan, a partir de lo cual se determinan las oportunidades de exposición ante accidentes, descuidos, errores o intentos claros y directos de agresión contra la documentación.

En este contexto, las fuentes de riesgo para la documentación de valor pueden ser muy diversas, y contemplan desde condiciones y prácticas de riesgo (descuidos, omisiones, etc.) en su manejo, almacenaje y conservación, pasando por errores en la instalación y operación de sistemas de limpieza o incluso de seguridad, como los extintores de incendio, hasta intrusos que penetren a través de las restricciones de la instalación con la intención de causar alguna clase de daños. Con el agravante en este último caso de que el intruso no necesitaría aproximarse a la documentación para destruirla o inutilizarla, si cuenta con facilidades, como pudieran ser espacios para infiltrar o arrojar artefactos incendiarios, o algo tan simple como activar el sistema de extinción de incendios.

En este mismo orden de ideas y para propósitos de una administración eficiente de los recursos escasos, se tiene que la documentación de procesos en desarrollo, en los que aún no han llegado a una conclusión definitiva en todas las instancias, detenta una mayor prioridad para ser protegida, que la de aquellos que ya han llegado a una conclusión que no puede ser modificada. Priorización que se vuelve un aspecto no solo relevante sino crítico, cuando se requiere tomar decisiones respecto a lo que se preserva y lo que se sacrifica en una condición de insuficiencia de tiempo ante un peligro inminente, para lo cual se suele aplicar el criterio de elegir la alternativa que proyecta la perspectiva del menor daño.

Por ello, lo conveniente es integrar a las medidas y previsiones de seguridad contempladas en la plataforma de norma, algunas disposiciones adicionales orientadas específicamente a proteger los documentos de valor, como pudieran ser las siguientes:

  • Almacenar los documentos de valor en contenedores resistentes a los riesgos del medio, incluyendo los efectos accidentales o intencionales de agentes hostiles, tales como el agua de un sistema de extinción de incendios, al menos por el tiempo suficiente para desactivar los agentes o evacuar los documentos del entorno hostil. Contenedores que pueden ser desde algo tan simple como envolturas de plástico con alguna forma de sellado más o menos herméticos, hasta instalaciones con acondicionamientos ambientales especiales, que pudieran incluir presión atmosférica reducida, atmosfera de gases inertes o incluso al vacío.
  • Conservar los documentos en contenedores con facilidades para que sean transportados por una persona, en caso de una evacuación de emergencia, pero con restricciones tanto para el acceso a su ubicación, como para el retiro de la misma, mediante el uso de dispositivos de identificación y detección por radiofrecuencia (RFID) y de geolocalización (GPS) en los contenedores, asociados s sistemas electrónicos de detección y alerta.
  • Integrar previsiones procedimentales para la protección y salvaguarda de los documentos de valor en los programas internos de protección civil para las instalaciones de las instituciones públicas, con el mismo nivel de importancia que la asignada a la protección de las personas, lo que implicaría destacar responsables de su protección.

Y que en general son similares a las previsiones para la protección de valores, de tal manera que se pueda preservar no solo la vida e integridad de las personas y las propiedades, sino restablecer la continuidad de operación de las instituciones públicas, porque ello redunda en respeto y protección a los intereses y derechos de la población, lo que constituye una responsabilidad fundamental por parte de estas instituciones.

La protección de este elemento de valor en las instituciones públicas, la documentación, no necesariamente requiere del uso de medios sofisticados de tecnología, con sus obvias implicaciones de costo, sino que puede darse con un simple manejo responsable y cuidadoso de los mismos, evitando las actitudes y prácticas de descuido y displicencia comúnmente asociadas en la imaginaria popular a la burocracia. Con base en simples medidas de orden y control y supervisión de su cumplimiento, es posible dar una adecuada protección a la documentación de valor, que no son tan solo papeles, sino que representan y materializan intereses, necesidades y aspiraciones de personas, ciudadanos a quienes las instituciones públicas están obligadas a servir.

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